این نشست با حضور دکتر علی نژاد دبیر کل کمیته و اصغر رحیمی سرپرست کاروان اعزامی برگزار که وی ضمن بیان موارد متعددی در زمینه نهایی شدن امور مربوط به کاروان اعزامی به بیان برخی مشکلات و کمبودهای میزبان پرداخت و ابراز امیدواری کرد با توجه به پیش بینیهایی که انجام شده به رغم برخی موانع و سختی های امر،تلاش داریم تا ورزشکاران ما آنجا دغدغهای نداشته باشند.
ارسال برخی تجهیزات به محل برگزاری بازیها و در صورت امکان ارسال، خرید و حتی اجاره کردن آن در صورت درخواست تیم ها،تهیه اتوبوسهای بزرگ برای حملونقل و جابهجایی راحت تر ورزشکاران و تیم ها،آماده سازی لوکیشن جامع اطلاعات بازیها اعم از مسیرهای تردد،اماکن ورزشی و هتلینک و اسکان،نام نگاری های مکتوب با فدراسیونهایی که بعضا با تأخیر اقدام به پر کردن لیست های مربوط به تیم های خود میکنند،معاینات پزشکی و تست های دوپینگ جلسات سرپرستی تیم های اعزامی،بررسی وضعیت آسیب دیدگی بعضا کهنه برخی ورزشکاران،توجه به طرح های جایگزین در صورت تغییرات احتمالی،پیگیری مداوم و مکتوب برخی رشتهها که هنوز اقدام به پر کردن فرمهای آدامز و ادل نکرده اند،موارد مربوط به موضوعات ارزی و ریالی،چگونگی و زمان توزیع آی دی کارتها،البسه و ارز،عدم جابهجایی همراهان بر اساس لیست های اعلام شده با توجه به ضیق وقت و عدم پذیرش کمیته برگزاری،معین نمودن پرواز برخی تیمها که خود اقدام به تهیه بلیت نمودهاند از جمله مواردی بود که در این بررسی گردید.
دکتر رضا شجیع(مرکز نظارت بر تیم های ملی)،سید احمد بابا دامغانی(امور مالی)،عاطفه اسلامیان و فاطمه موسوی زاده(بینالملل)،دکتر سعیدی و اردیبشهت(پزشکی و آنتی دوپینگ)،رحیم برادری(تشریفات)، عبدالهی و حسین رامادان (روابط عمومی) و مولایی(حراست) در این نشست حضور داشتند.